訪問介護事業所:特定事業所加算

特定事業所加算取得を本音で詳細解説
研修計画、緊急事態対応雛形も有り

特定事業所加算Ⅱを取得すると、所定単位数に10%が加算されます。 更に特定処遇改善加算Ⅰ(6.3%)の取得要件を同時に満たすため、合計16.3%加算となります。 特定事業所加算Ⅱは以下の人材要件と体制要件を満たすことで取得可能です。

※特定事業所加算Ⅰ(20%加算)は重度者要件等、自社努力でコントロールしづらい要件が有るため、このページでは特定事業所加算Ⅱの説明に終始致します。
〜 要件整理 〜

特定事業所加算Ⅱ:人材要件

以下のいずれかのうち、1つを満たすこと
・訪問介護員総数のうち、介護福祉士の占める割合が30%以上
・訪問介護員総数のうち、介護福祉士または実務者研修修了者が50%以上
・全サービス担当責任者が実務3年以上の介護福祉士であること
・全サービス担当責任者が実務5年以上の実務者研修修了者であること


※Colibriでは勤務形態一覧表(常勤換算)が自動で出力できるので、要件を簡単にチェックできます。

特定事業所加算Ⅱ:体制要件

以下の全てを満たすこと

1 - 全ての訪問介護員等(サ責含む)に対し、個別研修計画を作成し、当該計画に従い、研修(外部における研修を含む。)を実施又は実施を予定していること。
※経験年数やスキルに応じていくつかの小グループ分けが可能な場合あり。研修実施頻度は1ヶ月に1回程度。研修計画期間は3ヶ月から1年間。

2.1 - 利用者に関する情報若しくはサービス提供に当たっての留意事項の伝達又は当該指定訪問介護事業所における訪問介護員等の技術指導を目的とした会議を定期的に開催すること。
※全訪問介護員(サ責含む)の参加を前提とし、参加できなかった者は、別途時間を確保し伝達の機会を設ける。
※会議方法は一般的なテレビ電話等システムで問題無い。
テレビ会議の認可は社保審-介護給費分科会資料参照

2.2 - サービス提供責任者が、サービス提供に当たる訪問介護員に、当該利用者に関する情報や留意事項を文書等(アプリ可)の確実な方法により伝達してから開始すること。サービス提供終了後、担当する訪問介護員等から適宜報告を受けること。
※報告項目について、基本的にはサービス時の様子は必要。ADLや意欲、利用者からの要望、家族環境について記述を求める自治体もあるため、管轄自治体への確認は必須。

3 - 当該指定訪問介護事業所の全ての訪問介護員等に対し、会社費用負担で健康診断等を定期的に実施すること。
※1年以内に1回を推奨

4 - 指定居宅サービス等基準第29条第6号に規定する緊急時等における対応方法が利用者に明示されていること。重要事項説明書へ記載し、対応とすることも可能。
〜 各要件の詳細とColibriの対応 〜

体制要件1個別研修

研修計画は意味の有るものに!

社内研修は従業員のモチベーションを上げる重要な機会です。 自身のスキルアップを感じられる職場は従業員満足度が上がり、職場定着率も良くなります。 研修計画の策定は大変ですが、従業員のスキルや考え方をアップデートしていける事業所が、より多くの人材を惹きつける職場になるのは間違いありません。

Colibriの特定事業所加算取得サポート

Colibriは皆様と一緒に研修計画を考えるなど相談に乗ります。 訪問介護事業所にとって、研修のために一同に会すことは難しいですし、自社だけでは新しい知識習得に限界があるかもしれません。 その場合には動画による学習ツールも積極的に利用されると良いと考えています。 Colibriは全従業員が計画に基づいて研修を履行できているかを確認し、感想文やテスト等の管理も行います。 また、Colibri内のシフトで研修時間として一元管理するので、研修費等、給与計算にそのまま反映することが可能です。
参考までに、研修計画の雛形を用意しました。以下からダウンロード可能です。皆様の事業所に合うよう修正の上ご利用下さい。
※ダウンロードに際し、一切の貴社情報入力等は不要です。

体制要件2-1 定期会議

定期的な会議はぜひオンラインで!

会議のテーマは要件通り、「利用者様情報の共有」「サービス提供時の留意事項共有」「技術指導」に関していれば問題ありません。 これまでの最大の問題は、定期会議は月1回程度、対面で全員参加が基本とされていた点です。 比較的多くの従業員が在籍される事業所では、ただでさえサービスシフト調整で手一杯なのに、各従業員の時間を合わせるのは至難の業です。
しかし、ご承知の通り、厚労省は公式にテレビ会議の利用を推奨しているわけですから、使わない手はありません。 テレビ会議の最大のメリットは、「場所がどこでもいい」ということです。 会議が事業所で開催される場合には、移動時間含めて1時間以上確保する必要があるとしましょう。 一方で、テレビ会議であればサービスとサービスの間の30分を確保すれば十分かもしれません。
時間は有限ですから、利用できる道具は積極的に使いましょう。
ここで気を付けて頂きたいのは、テレビ会議は対面でのコミュニケーションを否定するわけではありません。 むしろ「本当に必要な対面コミュニケーションを増やす為」にテレビ会議を利用するという考え方が重要です。 私達は様々なテレビ会議ツールの利用方法を提案できます。 各事業所のスマホ普及状況や、ITへの抵抗感、従業員様の人数に応じて最適なテレビ会議ツールは異なります。 テレビ会議ツールと聞くと大げさですが、例えば多くの皆様が利用されるLINEもテレビ会議ツールです。 その他にはコロナ下で急成長したZoomもそうです。 ほとんどの場合には、無料で十分ですが、事業所の規模が大きい場合や「資料に書き込む様子をそのまま画面で共有したい」など強いこだわりがあれば、有料のものが適していることもあります。

Colibriの特定事業所加算取得サポート

会議議事録を用意し、定期的な会議録管理と参加者の把握を行います。 また、参加できなかった方には別途情報共有が必要ですので、その抜け漏れが発生しないようご担当者様へ連絡を行います。 更に、ColibriはGPS機能を利用したテレワーク的働き方を推奨しています。 厚労省は在宅など異なる場所からの業務証明にGPSを推奨していますが、Colibriを利用すれば簡単に対応可能です。
テレワークについて詳細ページ

体制要件2-2 指示・報告

日々の指示と報告を徹底すると、ケアの質は間違いなく上がります!

①前回のサービス内容を従業員様へ共有し、サービス毎の指示を出すこと。 ②サービス毎に記録報告を行うこと。多くの訪問介護事業所では特定事業所加算取得に当たり、最も負担感の大きい要件になるでしょう。 Colibriでは前回のサービスの様子は次の従業員様へ共有されます。 記録報告も一覧画面で簡単に確認でき、予定されていたケア内容と現場記録のズレがあればパッとわかる為、しっかりとご利用いただければ、要件を満たせます。
ここで皆様が気になるのは、「実際の所、どのレベルの指示と報告を行えば良いのか」でしょう。 結論としては、「緊急時を除いて、全サービスに指示と報告が必要。 指示や報告の内容は堂々と実地指導で見せられるものを。 不安があれば、すぐに自治体の担当者に聞く。」です。
訪問介護事業所では毎日数10件から、100件以上のサービスを提供されるはずです。 その一つ一つに対しての詳細な指示出しは時間的に不可能だというケースや、ケア内容はシンプルで、状態にもほとんど変化が無い利用者様は、毎回の指示を変更しづらいというケースもあるかもしれません。 Colibriはこの要件の達成が難しいことを重々承知しております。 ですから、Colibriの仕組みはベースの指示と個別の指示を分けて管理できるようになっています。 毎回伝えるべき指示は事前に決めておき、更にサービス毎に細かな指示を少し追加します。
お弁当を毎日0から用意するのは大変ですが、事前に下準備をしておき、毎日少しアレンジを加えて日々のお弁当を華やかにするのと同じイメージです。
ロボットのような指示と報告ではなく、持続的ケアの本丸とも言える人間味のある指示と報告に時間を割く為に、それ以外の業務を効率化していきましょう。 社内会議の場や他社ケアマネジャーさんからの問い合わせ、担当者会議なので、中身のある本物の情報を提示できる事業所は必ず評価が上がり、地域の信頼を得ると信じています。
Colibriをしっかり使い込んでいただければ、本要件は満たせることになります。 従って、私達は使い込んでいただける為にチャットや電話、テレビ会議などで継続的に皆様と連絡を取ります。 例えば、一部従業員さんがアプリで記録できていなかったり、記録内容が少ないことを発見すれば、なぜ利用できないのかを皆様と一緒に考え、解決策を探していきます。 このような細かいレベルアップを重ねることで、更なる効率化やケアの質を向上させ、気づいた時には特定事業所加算要件を当たり前に達成しているのが理想だと考えています。

Colibriの特定事業所加算取得サポート

日々の指示と記録の流れに矛盾が無いか、同様の指示が機械的に続いていないかなどを定期チェックし、実施指導にて問題無きよう事前にご担当者様へ連絡します。

体制要件3 定期健康診断

Colibriの考え方

厚労省データによると、訪問介護職員の約40%が60代以上です。 50代を含めると60%以上になります。 従って、特定事業所加算の取得に限らず、福利厚生としての定期健康診断の重要性も高くなると想像できます。 就職先を比較検討する従業員側の視点に立っても、定期健康診断を無料で受けられる職場は魅力的に映る可能性が考えられます。 健康経営と言われて久しいですが、まさに社員の健康あってこその日々の業務だと考えています。

年1回の健康診断で健康経営を!

特定事業所加算に必要なのは一般健康診断になります。 前提として「常時使用する労働者」に該当する従業員に対しては、労働安全衛生法第44条に実施義務が制定されており違反の場合は50万円以下の罰金刑が課せられます。
「常時使用する労働者」は、厚生労働省東京労働局のページによると、以下の様に定義されます。

(1) 期間の定めのない契約により使用される者であること。なお、期間の定めのある契約により使用される者の場合は、1年以上使用されることが予定されている者、及び更新により1年以上使用されている者。

(2) その者の1週間の労働時間数が当該事業場において同種の業務に従事する通常の労働者の1週間の所定労働時間数の4分3以上であること。

上記の(2)に該当しない場合であっても、上記の(1)に該当し、1週間の労働時間数が当該事業場において同種の業務に従事する通常の労働者の1週間の所定労働時間数の概ね2分の1以上である者に対しても一般健康診断を実施するのが望ましいとされています。

特定事業所加算を取得すると、常勤の4分の3(30時間)以上働いていない従業員にも、健康診断を受診させる義務が生じることになります。健康診断は従業員1人あたり10,000円前後が相場だと言われておりますので、費用感も割り出せるはずです。

また参考までに以下が一般的な定期健康診断項目です。各項目は担当医の判断により省略されることもあります。

・既往歴及び業務歴の調査・自覚症状、他覚症状の有無の検査・身長・体重・腹囲
・視力及び聴力の検査・胸部エックス線検査及び喀痰(かくたん)検査
・血圧の測定・貧血検査・肝機能検査・血中脂質検査・血糖検査
・尿検査(尿中の糖及び蛋白の有無の検査)・心電図検査

労働基準監督署へ提出する定期健康診断結果報告書はこちらの厚労省ページから簡単に作成可能です

Colibriの特定事業所加算取得サポート

Colibriは全従業員様が通年で定期健康診断の受診状況を確認管理します。 そして、Colibri担当者が各従業員様へ連絡を取り、病院の予約代行まで行います。 実際の受診日時はColibriに登録されますので、受診日程の確認は簡単になり、受診日時を考慮したシフト調整も可能になります。

体制要件4 緊急時対応方法の明示 

明確な判断軸を明らかに!

緊急時は、誰でもパニックになり正常な判断ができなくなります。 そのような状態を前提に、「右か左か」の様に明確な判断軸を設けて、行動できるようにします。 細かな対応は事業所により変わりますが、緊急時対応については定期的に研修に組み込むなど、避難訓練のように意識に刷り込むような反復が必要かもしれません。 例えば、意識は有るか→救急車は必要か→自事業所連絡など、初動工程を明確に記述します。
更に誰でも連絡先がわかるように以下のような項目もまとめると良いです。 一般的な利用者情報、医療系情報(既往歴、薬歴、かかりつけ医の連絡先等)、関係介護事業者情報(サービス提供事業所連絡先、連携事業所連絡先等)
また消防庁が、救急車を呼ぶべき症状についてわかりやすい資料を発表していますので、そちらも共有します。
参考までに緊急時対応用紙を用意しました。 以下からダウンロード可能です。 皆様の事業所に合うよう加筆修正の上ご利用下さい。
※ダウンロードに際し、一切の貴社情報入力等は不要です。
特定事業所加算取得に向けて、絶対におすすめすること

管轄自治体に確認!!

明確な判断軸を明らかに!

管轄自治体の担当の方としっかりコミュニケーションを取ってください。 どれほど準備をしていても、最終的に実地指導を行う方々の意見は大事です。 例えば、今でこそ共通認識となった印鑑不要ですが、一昔前であれば「印鑑は絶対必用です。」という自治体もあれば、「印鑑が必要と申し上げたことは一度もありません。」という自治体もあったように、詳細の対応が異なることがあります。 従って、ネット上の情報や、私達のようなIT企業、コンサル企業、社労士などの専門職の方も最終的には当たり障りの無い回答になっている可能性があります。 逆に、特に厳しい自治体の対応を参考にし自社でも徹底するあまり、不要な作業工程を増やしている可能性もあります。
意外にも自治体に確認することをためらわれる事業所様もいらっしゃいます。 しかしながら、特定事業所加算の要件を満たすということは、より質の高いケアを行う為に企業努力をするという宣言になります。 ですから、胸を張って連絡しましょう。
質問のコツですが、YESかNOで回答できる具体的な質問をしましょう。 例えば「特定事業所加算取得要件にある指示とは何でしょうか?」と質問されれば、担当の方も「HPに記載されております、特定事業所加算要件をご確認ください。」としか回答できないかもしれません。 しかし、「〇〇というアプリを使い、△△のような指示をしています。 状態が非常に安定している利用者様の場合には✕✕の様に指示を出しています。 問題はありますでしょうか?」のような形であれば、より具体的な回答が期待できるはずです。 そのためには、可能な限り具体的に帳票や業務の流れを整理し、準備をした上で、何度でも自治体の方へ確認しましょう。

Colibriの特定事業所加算取得サポート

Colibriは、各事業所それぞれの具体的な働き方をヒアリングした上で、事業所の担当者様が質問しづらいIT関連事項について、行政の担当者様に直接連絡します。 ヒアリング内容とITの知見に基づいて、より具体的な質問を行政に投げかけるため、事業所の皆様が安心できる明確な回答を頂くことが可能になる場合が多くあります。
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