医療法人社団健育会
ひまわり在宅ケアステーション様

左から:副所長原様、所長佐藤様、在宅部長大友様、主任阿佐野様執筆

法人概要 (以下、在宅部長大友様、所長佐藤様、副所長原様、主任阿佐野様執筆)

東日本を中心に病院・介護施設等を有する医療法人社団健育会が運営するひまわり在宅サポートグループは宮城県で訪問看護、看護小規模多機能、訪問介護、通所介護、居宅介護支援、障がい者相談支援、地域包括支援と地域で幅広く事業を展開しています。その中の訪問介護事業が“ひまわり在宅ケアステーション”です。訪問職員数約30名で石巻市を営業拠点として毎月3000件前後の訪問を行っております。
法人理念の一つである「活力ある高齢化社会のサスティナビリティーを実現する事」を事業所として大事にしています。そのためには「職員の心が豊かになる様な効率化」や「新しいことへ挑戦し続けること」等は将来的な持続性を養っていくことに繋がります。特に今年度の法人スローガンは“豊かな心でチャレンジ”となっており、今年度、より一層意識をして取り組んでいる課題です。
コリブリを導入前

ソフトを検討し始めた理由を教えて下さい

クラウド型ソフト導入でどこでも働ける環境を整備し、時間を有効利用したいと考えました。 当初より特定事業所加算は取得していましたが、加算要件である、”情報等の文書等による伝達、訪問介護員等からの報告”等の収集整理と確認に莫大な時間をかけていました。
また、計画書を初めとする様々な帳票作成作業にも時間がかかり、導入前は訪問の合間に事業所に戻り、PC操作等をしていた事からサービス提供責任者の無駄な移動時間が常に発生していました
それ以外にも情報共有の質は課題だと考えていました。事業所内でのみ作業可能なソフトや紙面記録では、外出先での利用者情報や手順書の確認ができないためどうしてもタイムラグが生じていました。結果的には情報共有のためにサービス時間を少しずつズラす必要があることもあり業務上支障がありました。

ソフトを導入するに当たり不安だったことは何でしょうか。

管理者レベルではシフト作成等、同様のシステムを運用していた経験から導入の不安はありませんでした。現場スタッフレベルでは介護記録のITソフト化が初めてである事、スマホに不慣れなスタッフも含む全面的な導入になる事から不安がありました。

ソフトを比較検討されるにあたり重要視した点について。

一番重視していたのはシフト操作性です。 当事業所では毎月3000件前後のサービス提供があるため、全て手動では限界があり、大枠部分は自動配列できるソフトを探していました。 また自動配列でシフト調整は完結する訳ではなく、日々細かなシフト調整が発生しますので使い易さをとにかく重視しました。
それ以外にはIpadやBYOD(スタッフ本人が所有する端末を利用すること)でスマホを使用するためにアプリであることも大きな選定条件でした。 年配の方が多い事業所なのでスマホからウェブ画面で作業するのは画面も小さく、使いづらいのが懸念されたので重要視してました。 またBYOD対応はコスト面の理由以外にも、スマホに不慣れなスタッフさんが、自分のスマホ以外にもう一台スマホの利用方法を覚えるのは難しく、本来のIT導入の大きな障壁になると考えたからです。
もちろんアプリ全体として簡単であること、手厚いサポートや改良要望に対する姿勢と価格が見合うのかについても検討しました。

コリブリを導入しようと考えた理由を教えて下さい。

やはりシフト操作性(自動配列)が良いというのが一番です。 コリブリが無ければ現在の件数(3000件)調整は限界に近かったと思います。 実際に実験的に手動で調整したことがあるのですが、毎日数時間単位の時間がかかりました。
記録についてはどこでも簡単に閲覧できるのはもちろん、指示の出しやすさがありました。 帳票も障害支援事業まで対応していた点は他社さんではなかったと思います。 また導入の流れについてもコリブリさんが弊社の業務に柔軟に対応して頂き、計画書など帳票類作成機能から段階的に使用開始できたのも良かったです。
またチャットツールを利用してコリブリの担当者ともスピーディーにコミュニケーションが出来たのも決め手でした。
コリブリを導入後

ソフト導入時の様子について教えて下さい。

以前LINEWORKSを導入した経験から段階的に導入することを考えました。 当事業所で特徴的だったのはアンバサダー(ITが比較的得意なスタッフはもちろんですが、あえて不得意でも推進力のあるスタッフを年代別に選抜)という導入チームを編成したことです。 今回は特にサービス提供責任者、アンバサダー、全スタッフへと役割によって段階的に落とし込みが出来たのは非常に大きく、かつITが苦手なスタッフも初期段階から加わることで、全スタッフが導入できるイメージを早期に作り上げることが出来ました。 スマホに不慣れなスタッフからも、100円ショップのタッチペンを利用すると操作性が飛躍的に向上することなど建設的な意見が出て、そのアドバイスを聞いた多くのスタッフが実際にタッチペンを購入して利用されたりしています。
全体としてはスムーズな導入が出来ました。 やはりIT導入は上層部から無理やりやらされる事ではなく、各スタッフが自分事として関わる環境をいかに用意するかが重要なポイントであると実感しています。

導入後はどのような変化がありましたか。

時間効率、どこでも仕事ができること、情報共有の質の3点で大きな成果が出ています。 ほぼ全ての紙面が廃止になり、事業所の往復が減り、ちょっとした空き時間にシフト調整から指示出し、帳票作成まで可能になっています。 社内情報共有も利用者様の情報が時系列で簡単に確認できるため、いつでも安心してサービス提供出来ます。 これまではLINEWORKSで利用者様情報の共有を行っていましたが、検索性や各利用者様毎に情報を整理・確認する目的としては少し難しい点がありました。` 今は突発的なキャンセル連絡などの業務連絡はLINEWORKSで行い、利用者様毎のケア情報共有はコリブリと棲み分けることで、互いのソフト強みを活かしながら、より効率的に業務が回っています。

Colibriの機能以外について、想定していなかった効果や良さなどはありましたか。

多職種連携がスムーズになったこと、社外への情報連携の質が向上したことです。 弊社内のケアマネジャーや相談員、包括支援でもコリブリを利用してもらうことで、訪問予定のスタッフが誰であるのかをすぐに確認できるので、ケアマネジャーから担当スタッフへ直接連絡できる環境になりました。 またケアマネジャーや相談員は記録内容も確認できるため、どのようなケア状況であるかが、すぐにわかります。 Colibri導入以前は、必ずサービス提供責任者を経由してシフトや記録を確認していたため、その必要が無くなりサービス提供責任者の時間を拘束することが無くなりスピードが上がりました。
社外への情報連携時も活躍しています。 担当者会議の際や、電話等で他社ケアマネジャーから質問された際には、具体的な記録や情報が手元のコリブリですぐに確認できるため、正確な情報をその場で回答可能になりました。 以前は、会議前に記録を見返す準備に時間がかかったり、回答をお待たせし追って連絡する場合がありました。 この点は連携している他社担当者様からも評価いただいています。

実際に利用されるサ責さん・管理者さんのご意見

何をするにしても場所を選ばなくなりました。シフト確認から指示出し、ちょっとした変化の確認もいつでもできるのは助かります。 また実績集計や件数確認など数字に関わる業務も効率的になっています。

実際に利用されるヘルパーさんのご意見

計画書や手順書の確認がどこでもできるのは安心です。 記録をまとめる作業も無くなって、とても楽になっています。
コリブリからの一言
ひまわり在宅ケアステーション様はシフト効率と記録・帳票業務を紐づけ、どこでも仕事ができる環境を整備されたいとお考えでした。 サービス提供数も多く多職種連携もあることから、シフト調整自体の負担と変更後シフトを担当スタッフへ共有する業務の負担は大きな課題でした。従って導入にも相応の時間がかかると見込まれました。 しかし、アンバサダーグループ設置や段階的な導入の流れを踏むことで、スタッフの皆様が積極的に関わり、スピーディーに進みました。 またLINEWORKS様とコリブリを併用頂くことで双方の価値が出ているとのことでした。 一概に一つのアプリでまとめるのではなく、複数アプリを上手く併用することで効果を最大化させることを学ばさせて頂きました。
導入事例
シンプルなソフトと手厚いサポートで、業務プロセスを見直す
株式会社カラーズ

提供サービス:訪問介護、障害支援、訪問看護、定期巡回・夜間・産前産後ケア、ひとり親家庭支援、放課後デイ、居宅介護支援、自費等

エリア:東京都大田区

サ責の業務負担を軽減し、サービス品質の向上について考える時間を増やす
株式会社スマイル

提供サービス:訪問介護、障害支援、自費等

エリア:東京都世田谷区

クラウド型ソフト導入でどこでも働ける環境を整備し、時間を有効利用する
医療法人社団健育会

提供サービス:訪問介護、障害支援、訪問看護、小規模多機能、通所、居宅介護支援、地域包括支援、自費等

エリア:宮城県石巻市

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