合同会社Heattail

左からサービス提供責任者留田様、社長熱尾様

法人概要 (以下、代表社員熱尾様 執筆)

2020年12月より訪問介護事業と居宅介護事業、重度訪問介護事業を提供しています。利用者様は30名ほどで社員は15名、サ責2名です。名古屋市の緑区と天白区でサービス提供しております。郊外のゆったりした地域で、一軒家が多いため、移動は車かバイクが必須になっています。前の職場が訪問介護事業から撤退し退職。訪問介護事業の面白さや魅力からまだまだ続けたいと考え、法人を立ち上げました。利用者様から学ばさせて頂くことも多く、その学びをまた利用者様へ恩返ししたいという気持ちで取り組んでおります。日々、自分達が健康で働けていることに感謝を忘れず仕事をしたいと社員一同考えております。
コリブリを導入前

ソフトを検討し始めた理由を教えて下さい。

とにかく紙の伝票をやめたかったんです。タイムリーに情報共有ができない不便さは常々考えていました。例えばケアマネジャーさんやご家族からの問い合わせ時に、確認に時間がかかったり、少し古い情報しか手元に無いのは問題だと考えていました。また月末の回収時では遅い情報もありましたし、不十分であった記録に追記し、利用者様宅へ再度訪問するなど不要な業務が多くありました。
また特定事業所加算もいつかは取得したいと考えていましたが、努力だけでは要件を満たすのが難しく、アプリを利用したいと考えていたのも1つです。

ITソフトを導入するに当たり不安だったことは何でしょうか。

どのスマホ機種でも使えるのか、端末変更した際に記録等データを引き継げるのかといったことが不安でしたので、どこでも同じ画面や環境が用意できるものを探しました。

ソフトを比較検討されるに当たり重要視した点について。

余分なものを無くしたいというのが一番でした。比較検討した他のソフトですとQRコード読み取り型の物がありました。利用者様ごとにQRコードを発行する手間が管理者としては面倒でした。また従業員ごとに発行するQRコードも、それを忘れてしまったら証明ができなくなります。また一々読み込む手間が悩みどころでした。その点、コリブリさんですとGPSで入退室証明されるので、スマホさえあれば記録ができるシンプルさが斬新でした。

Colibriを導入しようと考えた理由を教えて下さい。

サービス記録をマスターから入れておけるのが素晴らしいと思いました。事前にサ責がサービス内容を入力しておける為、ヘルパーさんは変化がある箇所だけ変更するだけ。前職では実地指導前には時間をかけて計画書と実施記録をチェックし、異変箇所を探していましたが、どうしても抜け漏れが出てしまうこともありました。コリブリの仕組みだと、毎日簡単に予定とズレた箇所だけがわかるのが最高です。最初から記録の準備をしていくという逆の発想がすごいです。
コリブリを導入後

ソフト導入時の様子について教えて下さい。

最初の1ヶ月ほどは実施記録を後回しにしてしまう従業員もいました。その都度しっかりと指摘したこと、また音声入力なども利用したことで、1ヶ月後には完全稼働できるようになりました。

導入後はどのような変化がありましたか。

最初は簡潔な文章が散見されましたが、その後報告の文章量がどんどん増えてきました。記録を通じてコミュニケーションの場にもなっています。記録を書くとサ責がタイムリーに読んでくれること、次に入る従業員に伝わることを社員がわかってからは、より伝えることを意識した記録が書けるようになったと思います。週に1回しか入らない従業員であっても過去に遡って他の従業員の記録を確認できるので、利用者様の状態をより把握しやすくなったと考えています。
サ責間の情報共有も質が上がったと思います。自分が休みの日に起きた出来事も共有されていますし、担当していない利用者様の情報であっても適切に回答できるようになりました。

Colibriの機能以外について、想定していなかった効果や良さなどはありましたか。

コリブリさんの加算サポートで特定事業所加算の取得を決心できました。申請時から研修年間計画や議事録、その他意見を頂くなど助かりました。コリブリの担当者さんとしっかりとコミュニケーションができ、導入時にはなかった同内容シフトのコピペなどアップデートで使いやすくなっていくのは嬉しいです。次は何が来るのか楽しみに利用しています。

実際に利用されるヘルパーさんのご意見

皆んな、「入室ボタンが可愛い!」と言って利用しています。
コリブリからの一言
代表の熱尾様初め、訪問介護に魅力を感じたメンバーの皆様で創業されたそうです。スキル面では確かなご経験のあるメンバーが揃っていたので、現場業務は当初から大きな問題はなく質の高いケアを提供されていました。一方で、ペーパーレス化により更に1段階のレベルアップを図るべくコリブリを導入頂きました。また特定事業所加算サポートもご利用頂き、申請から研修などの運用まで協力させていただいておりますが、弊社も多くを学ばせていただいております。現場従業員様からも「可愛い」と評価いただき、弊社としても更に可愛く気に入られるアプリにしていかないといけないなと感じております。
導入事例
シンプルなソフトと手厚いサポートで、業務プロセスを見直す
株式会社カラーズ

提供サービス:訪問介護、障害支援、訪問看護、定期巡回・夜間・産前産後ケア、ひとり親家庭支援、放課後デイ、居宅介護支援、自費等

エリア:東京都大田区

サ責の業務負担を軽減し、サービス品質の向上について考える時間を増やす
株式会社スマイル

提供サービス:訪問介護、障害支援、自費等

エリア:東京都世田谷区

クラウド型ソフト導入でどこでも働ける環境を整備し、時間を有効利用する
医療法人社団健育会

提供サービス:訪問介護、障害支援、訪問看護、小規模多機能、通所、居宅介護支援、地域包括支援、自費等

エリア:宮城県石巻市

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