有限会社あい様

サービス担当責任者の皆様

法人概要 (以下、管理部長三友様、管理者彼島様 執筆)

サービス提供エリアは、群馬県邑楽郡大泉町、邑楽町、千代田町、太田市です。訪問介護事業は高齢者と障がい者で約130名のお客様に対し、20名程のスタッフでサービス提供を行っております。
その他、同じ場所で半日型の機能訓練強化型デイサービス、福祉用具事業を運営しています。代表の三友は大学卒業当初より自ら事業を行いたいと考えており、2000年から在宅業界の大手介護会社に勤務し始め、2012年に現法人の中に介護部門を立ち上げました。事業理念は『すべての人のいきいきとしたくらしのために』で、事業所名ラクティも「for everyone’s active life」からの造語になります。介護保険事業に関わらず、子供から現役世代、高齢者まで幅広く地域に貢献する企業に育てたいとの想いを込め、企業ロゴにも表しています。
また、地域に根ざした事業の一環から、地域のスーパーマーケットと提携し「買い物リハビリ」を実施しています。自分の目で見て必要な食材を手に入れ、自宅で調理が出来る等が、生活のハリにも繋がる機能訓練の取り組みと考えています。提携スーパーマーケットには、有事の際に緊急対応頂ける体制を準備頂く等、地域ぐるみのサービスとなっています。
コリブリを導入前

ソフトを検討し始めた理由を教えて下さい

シフトをエクセルで毎週作成するのがとにかく大変でしたので、シフトを簡単に自動で作成できるソフトを探していました。また以前よりcybozuを連絡ツールとして導入していますが、そことの親和性もあればと考えていました。
実施記録についても1週間に1回の提出を義務付けてはいましたが、集計にかかる時間が多くそろそろアプリ導入を検討する必要があるタイミングでした。

ソフトを導入するに当たり不安だったことは何でしょうか。

不安しかなかったです。管理者やサ責はマスターできるのか、またスタッフさんへ教えることができるのか不安でした。またアプリ導入をきっかけに退職する人が出たらどうしようという意見もありました。ほとんどのスタッフさんも上手く使えないのではないかと不安でしたし、操作できなくて記録漏れしたらどうしようといった声もありました。進んで賛成した人は1人しかいなかったんです

ソフトを比較検討されるに当たり重要視した点について。

有名どころの記録アプリと比較しました。結局一番負担の大きかったシフト業務を効率化するシフト自動作成機能がなかったので検討外になりました。

コリブリを導入しようと考えた理由を教えて下さい

やはりシフト作成と記録が問題なくできそうだったからです。また鎌原さんから紹介説明を聞いて、「これは面白いアプリだな」と思ったのも理由です。それ以外にもコリブリ導入企業様の中に、ITを積極的に取り組まれている企業様として以前より存じ上げていた株式会社カラーズ社がいらっしゃり、それであれば間違い無いのではないかと考えました。
コリブリを導入後

ソフト導入時の様子について教えて下さい。

2021年8月から開始し、初月は練習期間として、紙面記録と併用しました。思ったよりもスムーズに移行できました。また研修時間でもコリブリの時間を設けたり、苦手な方への個別説明も行ったので問題がありませんでした。苦手な方への説明内容も、例えば画面を戻るといった初歩的なスマホ操作で、アプリの説明というのはほとんど不要でした。9月からシフト、記録も紙面は完全撤廃しました。

導入後はどのような変化がありましたか。

シフト、実施記録のチェックが予想以上に楽になりました。こんなに楽になるならもっと早く入れればよかったです
請求業務もかなり効率化されています。コリブリ導入以前はサービス担当責任者が実施記録を確認し、提供票に1立てを手書きで行い、事務員が提供票から請求ソフトに打ち込んでいました。導入後はサ責の1立て作業が不要になり、事務員がコリブリ⇨請求ソフトへ入力するだけです。更に導入後のコリブリのアップデートにより、請求ソフトとの連動が可能になり、現在は事務員がファイルアップロードするだけになりました。導入前と比較すると2日は早くなりましたし、請求業務に関わる人数もサ責含め5〜6人から1人になっています。また間違えないように気を張り詰めなくて良いので、精神的に楽になっています。
それ以外にもアプリから利用者住所が地図で出せるので、最短ルートがわかるのがとても良いです。馴染みの地域ですので大まかな住所はわかるのですが、シフト状況によって最短ルートは都度変わるため、それが簡単にわかるのはかなり助かります。ナビだと打ち込むのが面倒なんです。同じようにアプリから電話番号をタップするだけで電話ができるのも嬉しいです。
最後に時間や支援内容が予め入っているので、計画書の作成時間が圧倒的に少なくなりました。

コリブリの機能以外について、想定していなかった効果や良さなどはありましたか。

要望を伝えて実際に意見をしっかり聞いてもらえる点です。必要があれば対応してもらえるのが、素晴らしいです。他のベンダーならほとんど対応されないですし、「やる、検討します」と言ってもすごく時間がかかったりで、あまり期待はできないからです。

実際に利用されるサ責さん・管理者さんのご意見

今では当たり前ですが2〜3週間先の予定がいつでも確認でき、ケアマネジャーからの急な連絡時にもすぐに予定調整しやすいです。また月末月初業務が楽です。しっかり定時で帰れます。導入以前は最終日に実績集計後のチェックをしてからでないと、ケアマネジャーに実績を返せなかったため、紙面記録が集まるまで待つ必要がありましたが、今ではそれがありません。

その他

コリブリを導入する事を是非おススメします!!導入の手間やスマホの苦手なスタッフへの指導等、心配な事もあると思いますが、しっかりとした導入計画と手厚いサポートがあるので心配はありません。今から振り返ると、コリブリ導入前の状態に戻る事は考えられません。それだけ日常業務の負荷を軽減させる事が出来るという事です。どんな事でも新しいものを導入する際は抵抗を感じる事があると思いますが、案ずるより産むが易し。是非取り組んでみて下さい。
コリブリからの一言
ラクティ様(事業所名)はコリブリを徹底的に使い倒していただいているようにお見受けしております。決してシフトや記録などメイン機能を利用して満足されるのではなく、次は給与、その次は請求連動、そして帳票といったように、利用機能を増やすことで、着実に業務効率化のレベルアップをされています。多くの機能をご利用頂くほど、各々が連動し加速度的に業務効率化されるシステム設計が重要であることを改めて認識させて頂いております。更に喜んでいただけるようなアイデアが沢山控えていますので、コリブリもスピードアップしていきたいと考えております。
導入事例
シンプルなソフトと手厚いサポートで、業務プロセスを見直す
株式会社カラーズ

提供サービス:訪問介護、障害支援、訪問看護、定期巡回・夜間・産前産後ケア、ひとり親家庭支援、放課後デイ、居宅介護支援、自費等

エリア:東京都大田区

サ責の業務負担を軽減し、サービス品質の向上について考える時間を増やす
株式会社スマイル

提供サービス:訪問介護、障害支援、自費等

エリア:東京都世田谷区

クラウド型ソフト導入でどこでも働ける環境を整備し、時間を有効利用する
医療法人社団健育会

提供サービス:訪問介護、障害支援、訪問看護、小規模多機能、通所、居宅介護支援、地域包括支援、自費等

エリア:宮城県石巻市

お気軽にお問い合わせください