ケアビジネスエイド株式会社様

弊社は福岡県にて訪問介護を２事業所、居宅介護支援事業及び通所介護事業を１事業所ずつ運営しています。訪問介護スタッフ数は４０〜５０名、サービス担当責任者は各事業所ごとに３名、１事業所あたり１００〜１２０名のご利用者様へサービス提供しております。

大きく２つありました。１つ目は特定事業所加算の要件にかかる時間を削減したかったことです。Colibri導入以前より特定事業所加算は取得しておりましたが、リアルタイムの指示と報告の要件をクリアするために、サービス入退室時にはスタッフから事業所への電話連絡を必須としていました。毎日の大量な業務ですので、現場スタッフ、事務所側双方にとって多くの時間を割かざるを得ない状況や、連携の質の観点からも何らかのシステムの導入が必要であると考えました。

２つ目はリアルタイムのシフト共有をしたかったことです。これまではシフトをExcelで作成管理しており、前日に翌日分を各スタッフへ共有していました。外出先では前日時点のシフト確認のみになるため、急な変更などは共有しづらく、リアルタイムの情報連携に難しさがありました。

ITソフトの相場感が明確にあった訳ではなかったため、導入時及び月々のコストは不安でした。また導入に際して本格稼働までにどの程度の時間的コストがかかるのかも不安でした。スマホに不慣れなスタッフもいた為、その方達が使えるようになるかどうかも気にしていました。従ってこれらの不安点が解消されるソフト選定を行いました。

上記のポイントが総じて良かったです。Colibriの方の対応もスピード感があり、また契約前から細かな今後の改良についても相談に乗ってくださり、そのような相談できる環境であるとわかり信頼できたからです。

初期入力の代行できる箇所はColibriのスタッフへ依頼し、それ以外の入力作業は２名の担当者で全て入力しました。一度しか無い作業ですので、PC作業が得意な２名で集中して入力しました。その後は１事業所のサービス担当責任者３名で開始し、現場スタッフへアプリダウンロード＋説明会（エクセルで簡単な自社仕様マニュアルを作成してみました。）を経て導入完了しました。１事業所の導入後、問題なく稼働することを確認し、２事業所目へ導入を開始しました。

当初のスケジュール通りに導入できたので、特に問題はありませんでした。およそ２〜３週間でサービス担当責任者、その後２〜３週間で現場スタッフへ導入したので、トータル１ヶ月〜１ヶ月半ほどで問題無く利用開始できました。最初の数週間は紙面記録の併用期間がありましたが、紙面記録の廃止も早かったかと考えています。

当初の導入目的であったリアルタイムの指示報告とシフト確認が達成され、電話など時間拘束のある情報共有は格段に減りました。またColibri内の掲示板・チャット機能も活用し、記録以外の情報共有もかなり活用しており、事務所にいなくても良い環境になりました。情報確認作業もColibri内で利用者毎に検索し、時系列で情報を確認できるので、かなり早いです。

担当者会議時にも常に手元に正しいシフトがあるので、その場でシフトの提案ができています。今後は希望される利用者様本人やご家族にもColibriのアカウントをお渡し、リアルタイムで記録を確認していただけるようにしていく予定です。

異なる事業所間で互いのシフト情報が閲覧できる環境にできました。例えば新規利用者の問い合わせ時に、A事業所の管理者がA事業所ではシフト調整が難しい場合でも、B事業所のシフト状況を確認できるので、法人全体として対応の可否を確認可能になりました。これは他社ケアマネジャーさんからの問い合わせいただく際などには、スピーディーに対応できるかと思います。

また経営層からすると、各事業所の稼働状況が１つのアプリで簡単に把握できるため、非常に助かっています。

これまでは見過ごされていた「小さな気付き」が現場には沢山あることがわかりました。紙面記録ではリアルタイムでは無いから記述しても仕方がない、又は電話するほどのことでもないとスタッフが判断していた情報があったようです。Colibriですと、記録内容がリアルタイムで管理者へ届くのでより細かく情報伝達されるようになりました。管理者・サービス担当責任者からすると重要な情報であることも多いため、情報を拾い上げやすい環境になり良かったかと考えています。

ケアビジネスエイド様はColibri導入以前から特定事業所加算を取得されていたため、まずはサービス毎の指示と報告の負担軽減という明確なポイントありました。その一方で導入タイミングを活かし、アプリを利用して帳票類の紙面廃止や、情報共有を電子化し、どこでも働ける環境を整備されています。常に効率化できるポイントは無いか検討される姿勢はColibriとしても多く勉強させていただいております。