SECURITY
セキュリティ基本方針
ガイドラインの確認項目ごとに、Colibriの対応を事実のまま一覧にしています。
Colibriは、利用者情報を守るために、通信の暗号化、招待制のアカウントと強いパスワード、法人・事業所単位のデータ分離と7段階の権限、主要データの操作記録、毎日のシフトのメールバックアップ、学習に使われないAI処理を組み合わせています。訪問看護ステーション・介護事業所が「医療情報システムの安全管理に関するガイドライン」に沿ってソフトの提供事業者に確認する項目について、Colibriの対応を下の表にまとめました。
CHECKLIST
ガイドラインの確認項目とColibriの対応
厚生労働省のガイドラインと、提供事業者向けの経済産業省・総務省ガイドライン（3省2ガイドライン）で事業所が確認を求められる項目です。
| 確認項目 | Colibriの対応 |
|---|---|
| 通信の暗号化 | Colibriとの通信はすべてHTTPS（TLS）で暗号化されます。暗号化されていない接続は自動的にHTTPSへ切り替わり、HSTSにより以降の接続も常に暗号化されます。 |
| 利用者の認証（ログイン） | アカウントは管理者からの招待メールで発行され、本人がパスワードを設定します。パスワードは8文字以上で、大文字・小文字・数字・記号をそれぞれ含む必要があり、よくあるパスワードや連続した文字列（1234、abcdなど）は登録できません。パスワード再設定リンクの有効期限は6時間です。同一の接続元・同一のメールアドレスからのログイン試行回数を制限し、総当たり攻撃を防ぎます。一定期間（標準6か月）ごとにパスワードの変更を促し、ログイン日時と接続元IPアドレスを記録します。 |
| 権限とアクセス制御 | データは法人・事業所単位で分離され、他の法人の情報にはアクセスできません。従業員アカウントには7段階の権限（自分のシフトのみ／シフト閲覧のみ／全体スケジュール／書類管理／給与・請求まで）を設定でき、利用者ご家族・外部のケアマネジャー向けのアカウントは担当する利用者の情報だけを閲覧できます。権限の変更とログイン許可の切り替えは法人管理者のみ行えます。アカウント単位で接続元IPアドレスを制限することもできます。 |
| 操作の記録 | 実績サービス・実施記録・利用者情報・指示書・報告書・シフト・給与など主要なデータの作成・変更・削除は、誰がいつ何を変えたかをシステム側で記録しています。サーバーのアクセスログには操作したアカウントのIDを残し、パスワード・メールアドレス・電話番号・住所などの個人情報はログに書き出さないよう除外しています。 |
| データのバックアップ | 毎日、翌日から1週間分のシフト（全サービス）をExcelファイルにして、事業所ごとにメールで送付します（標準で有効）。送付先は「設定＞事業所管理＞事業所選択＞バックアップ用メールアドレス」で変更できます。同じExcelはいつでも画面から出力できます。利用者一覧・実施記録・各種書類・給与データもCSV・PDF・Excelで出力でき、事業所側で控えを保管できます。 |
| 障害・災害時の事業継続 | システムやインターネット回線が使えない状況でも、前日までに届いているバックアップシフトのメールで翌日以降の訪問予定を確認できます。システム基盤は各基盤事業者の事業継続体制のもとで運用し、エラー監視ツールと定期的な稼働チェックで異常を検知します。 |
| AIで扱うデータ | 文章の生成・整形はMicrosoft Azure上のOpenAIモデル、音声の文字起こしはMicrosoft Azureの音声認識、指示書などの書類の読み取りはAmazon Web Services（Amazon Bedrock）上のモデルで処理しています。入力した内容がAIモデルの学習に使われることはありません。通信はすべて暗号化されています。AIによる文章整形は従業員ごとにオン・オフできます。 |
| 端末の紛失・退職者 | 法人管理者が従業員の「ログイン許可」をオフにすると、そのアカウントはその場で利用できなくなります（ログイン中の端末も含む）。端末を紛失したときも退職時も、この操作でアクセスを止められます。会社貸与とBYODの考え方は下記「事業所側で決めていただくこと」をご覧ください。 |
| 委託先（利用している基盤サービス） | アプリケーション基盤：Heroku（Salesforce）／ファイル保存：Amazon Web Services（S3）／AI処理：Microsoft Azure（OpenAI・音声認識）、Amazon Web Services（Amazon Bedrock）／プッシュ通知：Google Firebase／メール送信：SendGrid／エラー監視：Sentry。委託先は個人情報保護方針に基づいて選定し、監督します。 |
| データの取り扱いと削除 | 登録したデータは事業所のものです。アカウント削除または契約終了のお申し出があった場合は、法令で保存が義務付けられている情報を除き、合理的な期間内に削除または匿名化します。バックアップデータも、運用上必要な期間の保持後に順次削除します。契約終了前に必要なデータはCSV・PDF・Excelで出力して保管できます。 |
| 脆弱性・改善の体制 | コードを変更するたびに静的セキュリティ検査（Brakeman）を自動で実行し、依存ライブラリの脆弱性検査ツール（bundler-audit）を開発環境に組み込んでいます。フレームワークとライブラリは継続的に更新し、本番環境のエラーは監視ツールで検知して対応します。 |
YOUR SIDE
事業所側で決めていただくこと
ガイドラインは、ソフトの提供事業者だけでなく、使う事業所にも運用ルールを求めています。Colibriを使う上で決めておきたい点です。
- スマホは会社貸与か、BYOD（個人スマホ）か
- 推奨されるのは会社貸与です。厚労省は個人スマホ利用（BYOD）を「原則として」禁止しています。会社貸与・BYODのどちらの場合も、管理者が各端末のアプリへのアクセス権限を管理できる機能や、端末紛失時の報告を義務化するなどの運用ルールを明確にしておく必要があります。Colibriでは、紛失時は法人管理者がそのアカウントのログイン許可をオフにします。
- パスワードの運用
- パスワードは本人が設定し、他の人と共有しないことをルールにしてください。事業所の固定回線からしか使わないアカウントには、接続元IPアドレスの制限も設定できます。
- 退職時のアカウント停止
- 退職日に法人管理者が「ログイン許可」をオフにしてください。記録や操作履歴はそのまま残り、退職者本人だけがアクセスできなくなります。
- 利用者様・ご家族からの開示請求への対応
- 記録は紙がなくても、開示請求があったときに出力できる状態にしておく必要があります。Colibriでは実施記録や各種書類をPDFで出力できます。よくある質問で、紙とハンコを無くす際の考え方をまとめています。
- BCP（業務継続計画）への組み込み
- 毎日届くバックアップシフトのメールを、誰がどこで確認するかをBCPに書いておくと、災害時や回線障害時にそのまま使えます。訪問介護事業者のBCP策定実態調査と記録アプリの選び方（記録の保存・開示ルール）も参考にしてください。
FAQ
セキュリティについてよくある質問
同じ法人の中で権限を与えられた従業員だけです。権限は7段階で、現場の従業員は自分のシフトと記録に関わる範囲、法人管理者は給与・請求まで閲覧できます。利用者ご家族・外部のケアマネジャー向けのアカウントは、担当する利用者の情報だけを閲覧できます。他の法人からは一切見えません。Colibriのサポート担当者は、お問い合わせ対応に必要な範囲で専用の管理画面から確認することがあります。
法人管理者がColibriでそのスタッフの「ログイン許可」をオフにしてください。その時点でアカウントは使えなくなり、ログイン中の端末からも操作できなくなります。新しい端末が用意できたらログイン許可を戻し、パスワードを変更して使い始めてください。端末紛失時の報告ルールは事業所で決めておく必要があります。
毎日、翌日から1週間分のシフトをExcelにして事業所のメールアドレスに送っています（標準で有効）。システムやインターネット回線が使えないときは、前日までに届いているメールの添付ファイルで訪問予定を確認してください。送付先は「設定＞事業所管理＞事業所選択＞バックアップ用メールアドレス」で変更できます。
使われません。文章の生成・整形はMicrosoft Azure上のOpenAIモデル、音声の文字起こしはMicrosoft Azureの音声認識、書類の読み取りはAmazon Bedrock上のモデルで処理しており、入力した内容がAIモデルの学習に使われることはありません。通信はすべて暗号化されています。
法人管理者が「ログイン許可」をオフにした時点で、そのスタッフはログインできなくなります。本人が残した記録や操作履歴はそのまま残るので、監査や開示請求の際にも確認できます。
