株式会社スマイル様

左から:サ責の島雄様、渡辺様、神山様、所長の阿部様

法人概要 (以下、所長阿部様、代表取締役上尾様執筆)

人生の先輩へ感謝、地域社会への貢献を介護という形で提供させていただきたいと考え2011年に事業を開始しました。 スタッフが笑顔で働ける職場を作ることで、サービスを提供させていただくお客様も笑顔になっていただける、これが理想の介護の形であるとの思いが社名の由来です。 ご縁のある皆様としっかりコミュニケーションを取らせていただきながら、笑顔と信頼のある事業所になれるようスタッフ全員で日々精進致します。
サ責常勤4名、非常勤1名、登録ヘルパー15名。東京都世田谷区にて訪問介護のみ運営。
〜 Colibriを導入前 〜

ソフトを検討し始めた理由を教えて下さい。

サ責の時間を生み出したかった。事業所全体の業務における「量的な効率化」と「質の向上」を図りたかった。事業所全体での「情報の共有」のスピード、質、量を改善したいと考えていた。

ソフトを導入するに当たり不安だったことは何でしょうか。

ソフトの使用が必須の場合に、退職するスタッフが出るのではないかと若干の不安がありました。結果的には、退職するスタッフは一人もおらず、スタッフもソフトの導入を前向きにとらえ、積極的に活用をしてくれています。またサ責、スタッフ、事業所全体としてソフトの機能を十分に活用できるのか、が課題と考えていました。

Colibriを導入しようと考えた理由を教えて下さい。

「人」です。「介護事業者のため」より更に踏み込んで「介護事業者の立場」でソフトの開発と運用をされていた。介護事業者以上に介護事業者の現場の課題等を理解されている。
〜 Colibriを導入後 〜

実施記録をアプリ化して、どのような変化がありましたか。

Colibriについてはシンプルで慣れてくると全員問題なく使っています。そもそもスマホの使用に慣れていないスタッフもいましたが、これも慣れの問題ですので事業所としてサポートをしています。紙のように記録スペースの制限がないので書きやすいようです。紙の時より数倍記入するスタッフもいます。責任者サイドでは、その日のうちにサービス実施状況が分かるのはありがたいです。社外的に良いことは、ケアマネさんにアプリで管理しているため、サービス実施状況がすぐに分かるんですよとアピール、営業トークができることですかね。

シフト作業はどう変化しましたか。

シフト表はエクセルで作成していましたので、追加、削除、移動など色々面倒な操作がなくなったのは良かったです。私(所長)自身は、ドロップボックスをスマホでも使用していたため、外出先でシフトを確認することに大きな変化はありませんでした。登録さん達は、気軽にシフト確認ができ、また先のシフトも確認しているようで、プライベートの予定も考えやすくなっているようです。

それ以外にインパクトがあったと感じる部分はありますか?

掲示板(支援経過)はかなり重宝しています。支援経過、サ責間の情報共有、備忘録的にも使用しています。支援経過はサービス実施記録のコピペができるため、いちいち紙に書き写す必要が無くなりました。外出先や思い出した時にColibriの担当者の方とすぐにチャットや電話でやり取りができるのでありがたいです。これから、更にコリブリのユーザーが増えてお忙しくなってきた時にも、改善依頼などに今まで通りスピーディーに対応いただけるようお願い致します。

Colibri導入前を思い出すと、もう戻れないと感じる業務はありますか。

サービス実施記録にハンコをぺたぺた押すことですね。それと、月末月初に集まったサービス実施記録が全サービス分がきちんとあるかの確認とファイリングの作業ですね。サービス実施記録の紛失の不安は無くなりました。

ヘルパーさんはどのような感想でしたか。

ソフトを導入するにあたり抵抗はなく、慣れるだけだと思っていました。機能的な利便性だけでなく、「ペーパーレスってかっこいい!」という感覚的なイメージアップを社内で共有しました。ヘルパーが過去の記録をいつでも見られるのは安心感があります。月末に実施記録を事務所に持っていく手間が省けたのも喜ばれています。
〜 Colibriからの一言 〜
最初に経営者の上尾様とお話させていただいた際に、一番の課題と考えられていたのはサ責さんの負担感でした。 サ責さんのサービス時間量が多く、本来行うべき従業員様や利用者様とのサービス以外のコミュニケーションに十分な時間が割けない現状がありました。 実際にサ責さんのシフト状態を確認した時には、驚くほどのサービス量でした。 その一方で、サ責さんは利用者様を第一に考えられるプロであると強く感じましたし、他の従業員様からの信頼も絶大です。 ですから、少しでも事務作業を楽にできれば、サ責さんがより介護に時間を使っていただけると確信し、協力させていただきたいと強く感じました。 スタッフさんへの導入に際しては、事前の下準備にもご協力いただき、正常稼働まで行けたことを大変嬉しく考えています。 今後もスピード感あるサポート体制を継続して欲しいとの要望いただきました。 Colibriが最も大事にしている1つがサポートであることを常に意識しながら、今後も活動致します。
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