訪問介護ヘルパーが事務所に通う理由の調査：約4割が直行直帰できず、出社理由は記録提出・シフト確認・出退勤

事業所として直行直帰の制度があっても、現場の実感としては「できていない」人が4割近くいます。1日1件以上稼働する日は「毎日」が45.8%、「週に3〜4回」が33.1%で、週の大半を訪問に出ている人がほとんどです。

事務所に行く回数は「毎日」が最多でした。毎日と週3〜4回を合わせると、6割以上が週3回以上出社しています。

理由の1位は「記録提出」で、半数を超えました。

自由回答では、「月末、中間の際の会議出席のため」「シフトの確認や、管理者への報告など」「記録提出に行くのがほぼ毎日、月末月初に会議、打ち合わせに行きます」「報告書だけでは伝わらない事もあるので直接会って話すため」といった声がありました。

管理者の視点で整理すると、出社理由は2種類に分かれます。会議や対面での相談のように「人と会う」ための出社と、記録提出・シフト確認・出退勤のように「情報を事業所に届ける・受け取る」ための出社です。後者は仕組みで置き換えられるものなので、まずここを減らすのが現実的です。紙の実施記録を毎日提出させている事業所では、記録の提出がそのまま出社の理由になっています。

出社理由をオンラインに置き換えるために必要なシステムを聞いたところ、勤怠管理システムが1位でした。

GPSを使った打刻は「本当に利用者宅で業務にあたっていたか」の裏付けにもなるため、事業所側の勤怠確認の手間も減ります。シフト管理ツールが4割を超えているのは、シフト確認のためだけに事務所の掲示板や紙のシフト表を見に行く運用がまだ多いことを示しています。

現在導入しているツールは「電話（スマートフォン）」「メール」が上位で、専用のシステムではシフト管理ツールが25.7%でした。

導入したツールで楽になった業務では、情報共有、記録、出退勤の順に挙がりました。

ツールを入れたことで直行直帰が実現した人が2割いる点は、これから導入を検討する事業所にとって分かりやすい効果です。「記録がどこでも書ける」も、記録提出のための出社をなくす直接の手段です。

ソフトの利用有無にかかわらず、従来の方法で訪問介護を続けることへの不安や不満を聞きました。

その不満を解決できそうなシステムとしては、勤怠管理・シフト管理・介護記録の3つが並びました。

不満の上位3つは、どれも「事務所に行かないとできない」ことに対する不満です。研修や会議のオンライン化は、特定事業所加算の研修要件を満たしながら出社を減らす方法としても検討する価値があります。勤怠・シフト・記録を別々のツールで入れると、ヘルパーのスマホに3つのアプリが並び、かえって使われなくなることがあります。ひとつのアプリで3つがつながっているかどうかは、選定時の大事な観点です。

この調査で求められていた勤怠管理・シフト管理・介護記録は、Colibriではひとつのアプリにまとまっています。ヘルパーは利用者宅でGPS付きの出退勤打刻をし、実施記録をその場で入力。サ責は出先からシフトを確認・編集でき、確定したシフトはヘルパーのスマホにそのまま届きます。記録提出・シフト確認・出退勤のための出社は不要になり、事業所に集まるのは会議や対面で話したいときだけにできます。

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