訪問介護の記録アプリの選び方：紙・請求ソフト・専用アプリの違いと比較の視点

記録すべき内容と保存期間

運営基準（指定居宅サービス等基準）は、訪問介護を提供した際に「提供日及び内容、（中略）その他必要な事項を、利用者の居宅サービス計画を記載した書面又はこれに準ずる書面に記載しなければならない」（第19条）と定めています。さらに第39条で、訪問介護計画、提供した具体的なサービスの内容等の記録、苦情や事故の記録などを整備し、「その完結の日から二年間保存しなければならない」としています。

「完結の日」は契約終了日など利用者ごとに異なるため、紙で管理すると「いつまで保管するか」が曖昧になりがちです。多くの自治体は条例で保存期間を5年に延長しているので、所轄の基準を確認しておきましょう。

電磁的記録は原則OK、署名・押印も不要にできる

令和3年度介護報酬改定では、全サービス共通で次の見直しが行われました。

これにより、実施記録をアプリで作成してクラウドに保存すること、利用者への確認をハンコの代わりにアプリ上の確認で済ませることが、制度上明確に認められました。運営指導で紙のファイルを求められることはなく、画面での確認や必要箇所の印刷で対応できます。

開示請求への対応

記録は事業所のものではなく、利用者本人の個人情報でもあります。厚生労働省と個人情報保護委員会の「医療・介護関係事業者における個人情報の適切な取扱いのためのガイダンス」は、本人からの開示請求への対応、安全管理措置、委託先（クラウド事業者を含む）の監督を求めています。アプリを選ぶときは、記録を利用者・期間で絞って出力できること、アクセス権限を職員ごとに設定できることが、このガイダンスへの対応につながります。

記録を書く時間は労働時間

見落とされがちですが、厚労省の通達「訪問介護労働者の法定労働条件の確保について」は、業務報告書等を作成する時間について「使用者の指揮監督に基づき、事業場や利用者宅等において作成している場合には、労働時間に該当する」としています。記録に時間がかかる仕組みは、そのまま人件費と残業に跳ね返ります。記録アプリの導入効果を測るときは「1件あたりの記録時間」を導入前後で比べるのが分かりやすい指標です。

紙のいちばんの問題は、記録が事業所に集まるまでサ責が内容を知れないことと、回収・整理のために社員が事業所に縛られることです。テレワークの記事でも触れたとおり、記録の電子化は直行直帰の前提になります。

請求ソフト付属の記録機能は、請求に必要な実績（時間・サービス内容）を残すことに最適化されています。現場の気付きやバイタル、次回への申し送りまで書ける設計になっているか、スマホからの入力が現実的か、という点は製品ごとに大きく差があります。

記録専用アプリの強みは、現場スタッフが毎日使うものとして設計されていることです。反面、請求ソフトとの連携方法（CSV連携か、API連携か、手作業か）を導入前に必ず確認してください。

現場スタッフ向け

• 自分の予定と担当利用者の情報だけが見える、迷わない画面か
• 過去の記録を引用したり、定型文を選んだりして、文字入力を減らせるか
• 音声入力で記録を下書きできるか（移動中や訪問直後に使えるか）
• オフラインや電波の弱い場所でも入力が消えないか
• 登録ヘルパーの個人スマホでも安全に使えるか（アクセス権限、端末紛失時の対応）

サ責・管理者向け

• 記録がリアルタイムに届き、重要な記録（体調変化、ヒヤリハット）に気付ける仕組みがあるか
• 指示（気を付けてほしいこと）を記録と同じ場所で現場に伝えられるか
• 記録から訪問介護計画のモニタリングや支援経過につなげられるか
• 利用者・期間で絞ってPDFや印刷で出力できるか（開示請求・運営指導）
• 職員ごとのアクセス権限、退職時のアカウント停止ができるか

経営者向け

• シフト・勤怠・給与など、記録の周辺業務と同じデータでつながるか
• 請求ソフトとの連携方法と、二重入力が残る範囲
• 初期費用・月額に加えて、端末代と通信費の見込み
• 導入研修と、最初の数か月のサポート体制
• データの保存場所、バックアップ、暗号化などの安全管理措置

このうち事業所によって答えが最も分かれるのは「記録の周辺業務とつながるか」です。記録だけを電子化しても、シフトは紙、勤怠はタイムカード、給与は手計算のままでは、サ責と管理者の負担はほとんど減りません。

Colibriは、訪問介護の実施記録をシフト・勤怠・帳票・給与と同じアプリで扱えるように作られています。ヘルパーはスマホで自分のシフトを開き、訪問先でそのまま実施記録を入力します。話すだけで記録の下書きができる音声入力に対応しているので、文字入力が苦手な方でも短時間で記録が終わります。

記録はクラウドに保存され、サ責は記録された瞬間に内容を確認できます。指示や申し送りは記録と同じ画面で共有され、利用者・期間を絞ったPDF出力にも対応しているため、開示請求や運営指導の準備は数分で済みます。記録の実績データは請求ソフトへ連携でき、勤怠はGPS付きで同じアプリに残ります。

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